Share on:

Den som reser till en annan plats för att arbeta har normalt andra kostnader än de som inte gör det, exempelvis för måltider, köp av hygienartiklar etc. För att kompensera för det finns möjligheten att göra skattefria utbetalningar från företaget utifrån vissa förbestämda belopp.

Nivåerna för ersättningen varierar, exempelvis om man som företagare är på resa i Sverige eller utomlands, och om företaget betalar för måltider, exempelvis frukost på hotell. Reser man mycket i företaget kan det handla om stora belopp. Om man i sin tur väljer att hålla kostnaderna låga finns möjlighet att de skattefria utbetalningarna kan överstiga det företagare köper för sig själv.

För att ta del av resekompensationen är de grundläggande stegen att notera tillfällen för resan, titta upp nivåer för traktamenten på Skatteverket och betala ut traktamentena till företagaren privat.

Ett krav för att göra den här skattefria utbetalningen är att det är en resa (tjänsteresa) med övernattning som ligger mer än 50 km från där företagaren normalt bedriver verksamheten i företaget och där denne har sin bostad.

I ekonomiska termer används begreppet traktamente för resekompensation.

Exempelbesparing

Företagaren driver aktiebolaget Exempel AB. Företagaren bor i Stockholm och reser i snitt fyra dagar per månad under 2021, exempelvis tre dagar i januari, fyra dagar i februari och fem dagar i mars, mellan Stockholm och Örebro. Detta för att utföra uppdrag i Örebro. Resan dit sker med tåg på morgonen och med tåg tillbaka på seneftermiddagen dagen efter. I Örebro bor företagaren på hotell där frukost ingår.

Fyra dagar i snitt per månad blir 48 dagar på ett år. För varje dag kan ett skattefritt traktamente om 192 kr (240 kr i heldagstraktamente, enligt nivåer bestämda av Skatteverket, minus 48 kr kompensation för frukost) betalas ut. Det blir 9 216 kr som betalas ut och som blir en direkt kostnad för Exempel AB. Om motsvarande belopp skulle betalas ut från företaget som lön till företagaren skulle kostnaden inklusive arbetsgivaravgifter och kommunalskatt bli 17 885 kr. Skillnaden mellan beloppen är 8 669 kr (17 885 kr – 9 216 kr). Det vill säga för att företagaren skulle få utbetalt 9 216 kr blir kostnaden för företaget 17 885 kr om det hade betalats ut som lön istället.

Exempelbesparing: 8 669 kr.

Genomförande av hacket

  • Affärshändelse: Notera minst de här uppgifterna som dokumentation för tjänsteresan: dag, syfte, tidpunkt för avresa, tidpunkt för ankomst tillbaka till hemmet och hur många dagar företagaren varit borta. Titta upp nivåer och aktuella regler för tjänsteresan hos Skatteverket inför utbetalning av traktamenten. Betala ut traktamentet från företagets konto till ditt privata konto antingen direkt efter resan eller vid senare tillfälle.
  • Bokföring: Bokför traktamentet genom att debitera ett kostnadskonto för personalkostnader och kreditera bankkonto eller det kontot från vilket utbetalningen sker. Väljer man som företagare att inte betala ut traktamentet direkt utan att göra det vid ett senare tillfälle kan man tills vidare bokföra det på ett utläggskonto istället för direkt som kreditering av bankkontot.
  • Redovisning: Traktamente redovisas till Skatteverket i Inkomstdeklaration 2, Arbetsgivardeklarationen och i årsredovisningen. I Inkomstdeklaration 2 och årsredovisningen redovisas traktamente som en kostnad i resultaträkningen. I Arbetsgivardeklarationen redovisas traktamente som är lika med eller under det skattefria beloppet genom att markera det med ett kryss i avsett fält i deklarationen.
  • Att-tänka-på:
    • Det är lätt att glömma bort traktamente eftersom man som företagare inte får någon form av påminnelse att man inte har använt det när en tjänsteresa har gjorts. När en intäkt eller kostnad ska bokföras i företaget får man normalt en påminnelse om att göra det genom att se att en inbetalning eller en utbetalning har skett från företagets bankkonto eller annat konto. Detta sker alltså inte vid traktamente.
    • Gör man tjänsteresor i företaget kan man som företagare lämpligen lägga upp en påminnelse i ens kalender i slutet av varje månad för att titta igenom om några tjänsteresor gjorts under månaden som gått. Att skapa en mall för det som ska fyllas i: dag, syfte, tidpunkt för resan med mera är också lämpligt för att förenkla arbetet och att snabbt kunna skapa ett nytt underlag för affärshändelsen.

Redovisningshack® är tips och idéer till dig som företagare. Då vi inte har all bakgrund om ditt företag och dess förutsättningar, tar vi inte något ansvar för effekten när du genomför hacket eller hur genomförandet av det i ditt företag förhåller sig till aktuella lagar och regelverk. Du rekommenderas alltid, om du är osäker hur det ska användas i ditt företag, att ta hjälp av en redovisningskonsult eller annan expert.